Self-Sourcing, In-Sourcing, and Out-Sourcing

Pendahuluan

Bisnis saat ini berkembang sangat pesat, yang menyebabkan persaingan antar perusahaan menjadi semakin ketat. Banyak sekali operasional dalam perusahaan yang harus dilakukan dalam mewujudkan target dari perusahaan. Seorang manajer harus dapat mengambil keputusan dalam pengerjaan operasional suatu perusahaan. Manajer perlu memperhitungkan beberapa faktor dalam mengelola pengerjaan operasional perusahaan seperti faktor waktu, biaya, sumber daya manusia, dan lain sebagainya. Ada beberapa pendekatan dalam mengelola pengerjaan operasional atau pengerjaan suatu proyek dalam perusahaan, yaitu pendekatan self–sourcing, pendekatan in–sourcing, dan pendekatan out–sourcing. Masing-masing pedekatan tersebut pasti memiliki keunggulan dan kelemahan. Berikut ini akan dijelaskan secara lebih rinci mengenai masing-masing pendekatan dalam hubungannya dengan pengembangan sistem informasi dalam suatu perusahaan.

Pendekatan Self-Sourcing

Self–Sourcing merupakan pendekatan dalam proses pengerjaan operasional atau pengerjaan proyek suatu perusahaan yang dilakukan oleh pihak internal perusahaan, yaitu para pekerja yang berhubungan dengan proyek yang dikerjakan dengan kontribusi minim dari spesialis IT, atau mengandalkan keahlian yang sudah ada. Pekerja IT dalam perusahaan tersebut mengembangkan sistem informasi yang nantinya akan digunakan oleh perusahaan itu sendiri. Jadi inti dari self–sourcing adalah pengerjaan suatu proyek dalam hal ini sistem informasi suatu perusahaan oleh perusahaan itu sendiri, atau secara internal dikembangkan oleh perusahaan itu sendiri.

Proses atau metode perancangan sistem informasi untuk self–sourcing biasanya menggunakan metode perancangan sistem yang biasanya melakukan demonstrasi sistem terlebih dahulu pada client (sistem belum sempurna), yang gunanya untuk mengetahui lebih lagi akan keinginan client terhadap sistem yang dibuat, sehingga sistem yang tadinya belum sempurna dapat dikembangkan lagi atau lebih disempurnakan.

Figure 1 dibawah ini merupakan gambaran aliran perancangan sistem dengan menggunakan metode atau pendekatan self-sourcing, dimana terjadi perulangan pada proses revise & enhance yang merupakan proses perbaikan dan penyempurnaan sistem informasi sesuai dengan keinginan client atau dalam hal ini pihak perusahaan.

Ada beberapa keunggulan atau keuntungan menggunakan self–sourcing, dan juga kelemahan menggunakan self–sourcing. Keunggulan atau keuntungan menggunakan self–sourcing antara lain :

1. Dapat mengatur sendiri atau memutuskan syarat-syarat yang diperlukan untuk membangun sistem informasi.Karena sistem dibangun oleh pekerja internal perusahaan dan produknya nanti juga diperuntukkan perusahaan itu sendiri, maka perusahaan itu punya hak penuh dalam menentukan requirement atau syarat-syarat atau kebutuhan yang diperlukan dalam mengembangkan sistem informasi tersebut, sehingga dalam pengelolaannya, manajer perusahaan dapat mengontrol biaya yang dikeluarkan dalam mengembangkan sistem tersebut.

2. Meningkatkan partisipasi pekerja dan rasa kepemilikan pekerja terhadap perusahaan.Dengan mempekerjakan pekerja internal perusahaan dalam mengembangkan sistem, berarti partisispasi pekerja akan meningkat, dan diharapkan rasa kepemilikan pekerja terhadap perusahaan semakin meningkat, walaupun itu belum tentu terjadi.

3. Waktu yang diperlukan untuk mengembangkan sistem informasi tergolong cepat.
   Karena sistem informasi dikembangkan dalam perusahaan itu sendiri, maka proses pengembangan sistem informasi akan lebih cepat, karena setiap kebutuhan yang diperlukan oleh pekerja IT mengenai perusahaan akan segera didapat, juga apabila perusahaan ingin menambahkan sesuatu pada sistem informasi, perusahaan hanya perlu mengkonfirmasi pekerja IT perusahaan tersebut, dan pekerja IT akan dapat langsung mengerjakan perubahaanya.

Selain beberapa keuntungan menggunakan self–sourcing dalam mengerjakan operasional perusahaan atau proyek perusahaan, ada juga beberapa kerugian dengan penggunaaan self–sourcing.

1. Kurangnya keahlian pekerja IT dalam perusahaan yang menyebabkan sistem yang dibangun menjadi kurang maksimal.

2. Tidak cukupnya alternatif disain sistem IT menyebabkan tersendatnya pengembangan sistem ke tahap berikutnya.

3. Dokumentasi yang minim dan kurangnya dukungan dari luar menyebabkan sistem yang dibangun akan mempunyai umur yang pendek.

Pendekatan Out-Sourcing

Pendekatan out–sourcing merupakan penyerahan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu tertentu dan biaya tertentu dalam proses pengembangan proyeknya.

Berikut ini merupakan gambar diagram yang menunjukkan proses apa saja yang dilakukan dalam lewat cara out–sourcing.

Melalui out–sourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada.  Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat out–sourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar.

Berikut ini merupakan gambaran proses yang terjadi pada pendekatan out–sourcing.

Adapun keuntungan dari penggunaan pendekatan out–sourcing adalah.

1. Perusahaan dapat lebih fokus pada hal yang lain, karena proyek telah diserahkan pada pihak ketiga untuk dikembangkan.

2. Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan atau organisasi lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan.

3. Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan untuk kedepannya.

4. Biasanya perusahaan outsource sistem informasi pasti memiliki pekerja IT yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, dan juga penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource. Jadi dengan menggunakan outsource, otomatis sistem yang dibangun telah dibundle dengan teknologi yang terbaru.

5. Walaupun biaya untuk mengembangkan sistem secara outsource tergolong mahal, namun jika dibandingkan secara keseluruhan dengan pendekatan in–sourcing ataupun self–sourcing, out–sourcing termasuk pendekatan dengan cost yang rendah.

Selain keunggulan diatas, pendekatan out–sourcing juga memiliki beberapa kelemahan, kelemahan-kelemahan itu antara lain:

1. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource.

2. Menurunkan kontrol perusahaan terhadap sistem informasi yang dikembangkan.

3. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang yang nakal.

4. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk.

Pendekatan In-Sourcing

Pendekatan in-sourcing merupakan kebalikan dari out-sourcing. Jika out-sourcing melimpahkan pengerjaan proyek pada pihak ketika, in-sourcing mengembangan proyek dengan memanfaatkan spesialis IT dalam perusahaan tersebut. Contohnya perusahaan tekstil dari Jepang membuka perusahaan di Indonesia dengan alasan karena gaji orang Indonesia dapat lebih rendah dari gaji pegawai Jepang. Pada kasus ini perusahaan di Jepang melakukan out-sourcing sedangkan perusahaan Jepang yang ada di Indonesia melakukan in-sourcing.

Keuntungan pengembangan sistem informasi atau proyek lain dengan menggunakan pendekatan in-sourcing adalah :

1. Perusahaan dapat mengontrol sistem informasinya sendiri.

2. Biaya untuk pekerja dalam perusahaan biasanya lebih kecil daripada biaya untuk pekerja outsource.

3. Mengurangi biaya operasional perusahaan, seperti transport, dll.

Selain keuntungan diatas, terdapat beberapa kelemahan menggunakan in-sourcing, yaitu perusahaan perlu memperhatikan masalah investasi dari pengembangan sistem informasi, jangan sampai pengembangan memakan waktu terlalu lama yang akan memangkas biaya lebih lagi.

Kesimpulan

Dari pembahasan mengenai ketiga pendekatan pengembangan proyek yaitu self-sourcing, out-sourcing, maupun in-sourcing. Ketiga pendekatan memiliki keunggulan dan kelemahan masing-masing. Sebenarnya tidak bisa dikatakan mana yang lebih baik dan mana yang buruk, tapi kebijakan memilih pendekatan itu tergantung pada situasi perusahaan. Ada pula perusahaan yang tidak hanya menggunakan satu pendekatan, namun dua pendekatan sekaligus digunakan.

Jika suatu perusahaan kekurangan pekerja, kemudian tidak memiliki waktu dan tenaga untuk mengembangkan aplikasi secara internal, maka out-sourcing dapat menjadi pilihan bagi perusahaan tersebut dalam mengembangkan proyek atau operasional perusahaannya. Out-sourcing dalam hal ini akan membantu perusahaan untuk memangkas waktu, memangkas effort atau usaha yang dilakukan, dan juga memangkas penggunaan tenaga kerja, dan juga memberikan hasil bagi perusahaan.

Jika perusahaan memerlukan jasa yang membutuhkan keahlian pada area tertentu yang bukan merupakan core competency dari perusahaan, maka out-sourcing kembali jadi pilihan disini, karena dengan out-sourcing dapat memberikan akses pada jasa keahlian, dan juga dapat mengurangi biaya, dan lebih cepat mendapatkan hasil dari proyek atau operasional perusahaan yang dilempar ke pihak ketiga atau perusahaan outsource.

Jika suatu operasional perusahaan yang akan dikerjakan meliputi proses produksi, maka in-sourcing atau self-sourcing yang menjadi pilihan, karena akan menghemat biaya transportasi dan perusahaan memiliki kontrol lebih terhadap proyeknya.

Namun bila dibandingkan keuntungan dan kerugiannya antara pendekatan yang satu dengan yang lain, maka penulis lebih memilih pendekatan out-sourcing. Karena perusahaan tidak perlu berkorban waktu, sumber daya manusia, dan lain sebagainya untuk mengembangkan proyek, dan dapat berkonsentrasi terhadap project yang lainnya. Dan biaya yang jika dikalkulasi secara keseluruhan lebih murah daripada proyek yang dikembangkan dengan menggunakan pendekatan lainnya.

Daftar Pustaka

http://en.wikipedia.org/wiki/Selfsourcing
http://en.wikipedia.org/wiki/Insourcing
http://en.wikipedia.org/wiki/Outsourcing
http://searchcio-midmarket.techtarget.com/sDefinition/0,,sid183_gci1000947,00.html#

Click to access Kuliah_1.pdf

http://classes.uleth.ca/200402/mgt3061a/haag6s.ppt
http://www2.muw.edu/~stollison/fall2007/bu294/13_choices_and_tools_of_the_sdlc.doc