Pak Pid's Blog

Archive for the ‘Knowledge Management’ Category

Penciptaan Knowledge

leave a comment »

Penciptaan knowledge terjadi karena adanya interaksi atau perubahan antara tacit knowledge menjadi explicit knowledge. (Nonaka)
Bila anda belum mengetahui apa itu tacit dan explicit knowledge, Anda dapat membacanya pada artikel sebelumnya disini

Untuk mendukung pengembangan SDM dalam organisasi yang merupakan perwujudan SECI Nonaka (Socialization, externalization, combination, internalization), digunakan teknologi informasi yang ada dalam organisasi.

Berikut ini akan dijelaskan masing-masing proses dalam SECI.

Sosialisasi

Proses sosialisasi antar-SDM dalam organisasi biasanya dilakukan dengan pertemuan langsung atau tatap muka langsung melalui rapat, diskusi, dll.
Pada pertemuan langsung ini tiap orang dapat berbagi pengalaman mereka, knowledge mereka sehingga dapat terbentuk knowledge baru bagi mereka.

Dan dengan penggunaan teknologi proses pertemuan langsung pun dapat digantikan dengan penggunaan email, atau conference.

Eksternalisasi

Eksternalisasi merupakan proses untuk mengartikulasikan tacit knowledge menjadi suatu konsep yang jelas. Proses ini dapat dilakukan sebagai contoh dengan medokumentasikan notulen rapat kedalam bentuk eksplisit dan kemudian dikonversikan dalam bentuk digital untuk kemudian dapat dipublikasikan kepada mereka yang berkepentingan.

Forum diskusi merupakan contoh penggunaan teknologi pada proses ini, yang dapat membantu terbentuknya tacit menjadi eksplisit.

Kombinasi

Kombinasi merupakan proses konversi knowledge dengan mengkombinasikan berbagai knowledge eksplisit yang berbeda untuk disusun ke dalam sistem knowledge management.

Internalisasi

Semua dokumen atau data, informasi dan knowledge yang sudah didokumentasikan dapat dibaca oleh orang lain.
Pada proses ini terjadi peningkatan knowledge SDM.

SECI Nonaka

Referensi: Buku Penerapan Knowledge Management Pada Organisasi, Graha Ilmu;
wikipedia.

Advertisements

Written by das_84id

January 4, 2010 at 11:54 pm

Analisis Knowledge Gap

with one comment

Apa itu analisis knowledge gap?

Analisis knowledge gap merupakan metode yang digunakan untuk mengetahui seberapa besar kesenjangan knowledge dalam suatu organisasi. Setelah dilakukan perhitungan maka akan dapat diketahui keadaan knowledge yang dibutuhkan dan knowledge yang sekarang tersedia.

Apabila terjadi kesenjangan knowledge, maka organisasi dapat mulai menyusun langkah-langkah apa saja yang diperlukan untuk menghilangkan kesenjangan tersebut.

Perhitungan Knowledge gap

Knowledge gap didapat dari selisih antara rata-rata tingkat kepentingan dan rata-rata tingkat penguasaan terhadap knowledge yang dibutuhkan karyawan.

Tingkat kepentingan menyatakan seberapa penting knowledge yang dibutuhkan oleh karyawan untuk menjalankan tugas dan fungsinya.

Tingkat penguasaan menyatakan seberapa jauh penguasaan karyawan yang terdapat di dalam suatu bidang terhadap knowledge yang dibutuhkan.

Berikut ini merupakan rumus untuk menghitung rata-rata tingkat kepentingan dan rata-rata tingkat penguasaan knowledge.

NKi = ((K1 x 1) + (K2 x 2) + (K3 x 3) + (K4 x 4)) / R

Di mana:

  1. NKi = Nilai kepentingan terhadap knowledge i
  2. K1 = Jumlah responden dengan jawaban “A”
  3. K2 = Jumlah responden dengan jawaban “B”
  4. K3 = Jumlah responden dengan jawaban “C”
  5. K4 = Jumlah responden dengan jawaban “D”
  6. R = Total responden

NPi = ((P1 x 1) + (P2 x 2) + (P3 x 3) + (P4 x 4)) / R

Di mana:

  1. NPi = Nilai penguasaan terhadap knowledge i
  2. P1 = Jumlah responden dengan jawaban “A”
  3. P2 = Jumlah responden dengan jawaban “B”
  4. P3 = Jumlah responden dengan jawaban “C”
  5. P4 = Jumlah responden dengan jawaban “D”
  6. R = Total responden

Dari perhitungan yang dilakukan, dapat pula diperoleh knowledge wajib yaitu knowledge yang perlu dan harus dimiliki oleh karyawan untuk melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien. Kriteria yang termasuk knowledge wajib adalah knowledge yang memiliki nilai kepentingan antara 3-4 dan atau memiliki nilai kesenjangan knowledge tertinggi.

Selain knowledge wajib, dapat diperoleh juga knowledge pilihan, yaitu knowledge pelengkap yang membantu dalam pelaksanaan tugas karyawan. Kriteria yang termasuk dalam knowledge pilihan adalah knowledge dengan nilai kepentingan kurang dari 3 dan selain dari knowledge dengan nilai kesenjangan tertinggi.

Referensi:
Buku Penerapan Knowledge Management pada Organisasi, Graha Ilmu.

Written by das_84id

January 4, 2010 at 11:30 pm

Categories of Human Mind

leave a comment »

Suatu saat saya sedang berpikir, bagaimana seseorang yang dapat dengan cepat mengambil keputusan yang bahkan tidak terpikirkan oleh otak saya, bahkan keputusan yang memikirkan juga situasi di masa depan. Apakah mereka punya suatu karunia yang melebihi manusia? Haha.. Itulah yang disebut wisdom, dan ternyata wisdom-pun didapatkan dari dasar pengetahuan juga.

Menurut Russell Ackoff yang merupakan system theorist dan profesor mengenai perubahan dalam organisasi, mengemukakan bahwa ada 5 kategori dalam pikiran manusia, yaitu data, information, knowledge, understanding, dan wisdom.

  1. Data

    Data dapat dikatakan sebagai simbol atau mentah, artinya suatu data tidak dapat berdiri sendiri, dan tidak memiliki makna apapun.

  2. Information

    Informasi merupakan kumpulan data yang telah diproses sehingga menghasilkan sesuatu yang berguna, dan memberikan jawaban seperti “siapa?”, “apa?”, “dimana?”, dan “kapan?”.

  3. Knowledge

    Knowledge atau pengetahuan adalah kumpulan dari informasi-informasi. Knowledge juga tidak memiliki arti jika hanya menumpuk saja. Sebagai contoh, anak SD tentu mendapatkan banyak sekali pelajaran yang pada kasus ini disebut knowledge atau kumpulan banyak informasi. Ketika anak tersebut ditanya sebuah soal, “2×4” maka mereka akan dengan mudah menjawab “8”, karena informasi itu sudah ada di otak mereka, dan mereka hanya tinggal menariknya, dan kemudian mengeluarkannya sebagai jawaban. Artinya informasi mengenai 2×4=8 itu sudah ditumpuk di gudang informasi mereka, yaitu otak mereka. Namun ketika mereka ditanya soal, “20983×38843”, otomatis mereka akan mulai kebingungan untuk menjawabnya, karena soal tadi tidak ada dalam gudang informasi mereka. Disini diperlukan analisa khusus, yang disebut understanding.

  4. Understanding

    Understanding lebih mengacu pada analisa. Perbedaannya dengan Knowledge adalah antara “learning/belajar” dan “memorizing/mengingat”. Knowledge lebih mengacu pada memorizing, sedangkan understading lebih mengacu pada learning. Artinya ketika seorang ada pada tahap understanding, dia dapat menciptakan knowledge baru dengan menganalisa knowledge-knowledge yang telah ada.

  5. Wisdom

    Wisdom merupakan tingkatan yang paling tinggi dari pengetahuan. Karena tidak hanya didasarkan pada pengetahuan saja, namun juga terbentuk dari pengalaman, moral, etika, dan lain sebagainya. Wisdom lebih mengacu pada bagaimana seseorang memutuskan suatu hal, apakah itu benar ataukah salah.

Berikut ini adalah gambar grafik yang menunjukkan level dari knowledge sampai ke wisdom

Level Of Knowledge

 

Reference :
http://www.systems-thinking.org/dikw/dikw.htm

Written by das_84id

December 30, 2009 at 1:17 am

What is Knowledge Management?

with one comment

Perkembangan pesat perekonomian dunia didorong oleh dua penggerak utama, yaitu globalisasi dan perkembangan ilmu pengetahuan. Persaingan yang semakin berat di era globalisasi ini memicu semakin berkembangnya inovasi-inovasi yang juga menyebabkan semakin meningkatnya ilmu pengetahuan dan teknologi.

Dengan persaingan yang semakin berat ini maka perlu dilakukan perubahan paradigma dari semula yang mengandalkan sumber daya (resource-based) kemudian beralih menjadi paradigma ilmu pengetahuan (knowledge-based), yang bertumpu pada analisis bidang ilmu pengetahuan tertentu.

Sumber ekonomi yang paling mendasar bukan lagi modal, ataupun sumber daya alam, namun akan beralih ke pengetahuan atau knowledge. -Peter Drucker-

Peter Drucker mengatakan bahwa sumber ekonomi di masa yang akan datang bukanlah berasal dari modal atau resource melainkan akan beralih ke ilmu pengetahuan, karena menyadari bahwa ilmu pengetahuan memegang peranan penting dalam suatu perusahaan.

Setelah membahas mengenai perubahaan paradigma yang semula bersumber pada resource kemudian beralih ke ilmu pengetahuan, sekarang kita akan membahas apa itu knowledge dan apa itu knowledge management.

Knowledge

Knowledge menurut para ilmuwan barat adalah suatu keyakinan benar yang diyakini atau sering disebut justified true belief. Namun pola pikir Asia justru memiliki sikap pandang bahwa knowledge itu tidak melulu rasional logic, tetapi dilandasi filosofi dan hati nurani. [1]

Pengetahuan dibagi menjadi 2 jenis, yaitu tacit knowledge dan explicit knowledge.

  1. Tacit Knowledge

    Definisi tacit knowledge menurut wikipedia adalah sebagai berikut.


    Is knowledge that is difficult to transfer to another person by means of writing it down or verbalizing it
    [2]

    Dimana dari definisi diatas tacit knowledge berarti suatu pengetahuan yang sulit untuk ditransfer ke orang lain, bukan berarti tidak bisa ditransfer, namun perlu waktu yang lama dalam proses transfer pengetahuan ini.
    Contoh sederhana dari tacit knowledge adalah seseorang yang memiliki pengetahuan atau keahlian dalam hal mengendarai mobil dan kemudian mentransfer pengetahuannya itu kepada orang lain. Belum tentu orang yang menerima keahlian mengendarai mobil tersebut langsung dapat mempraktekkan ilmu tersebut, karena pada dasarnya kemampuan mengendarai mobil itu didasarkan pada intuisi dan pengalaman juga.

  2. Explicit Knowledge

    Kembali menurut wikipedia, explicit knowledge memiliki defisi sebagai berikut.


    Is knowledge that has been or can be articulated, codified, and stored in certain media. It can be readily transmitted to others. [3]

    Berbeda dengan tacit knowledge, explicit knowledge adalah pengetahuan yang sudah terdokumentasikan, artinya, telah dicatat, ataupun tersimpan dalam database, dan dapat dipelajari oleh semua orang secara langsung. SOP (Standard Operation Procedures) merupakan contoh knowledge yang sudah terdokumentasi.

Knowledge Management

Setelah mengetahui pengertian knowledge dan jenis-jenisnya, sekarang kita akan membahas apa sebenarnya knowledge management, dan contoh sederhana yang akan memberikan gambaran mengenai knowledge management.


Knowledge management is comprises a range of practices used in an organisation to identify, create, represent, distribute, and enable adoption of insights and experiences. -wikipedia- [4]

Menurut wikipedia, knowledge management merupakan praktek bagaimana suatu organisasi mengelola pengetahuan yang ada di dalamnya, baik identifikasi, penciptaan, sampai penyebaran pengetahuan ke orang-orang yang ada dalam organisasi tersebut.

Inti dari knowledge management adalah untuk mengelola pengetahuan yang dimiliki oleh individu-individu yang ada di organisasi, dan pengetahuan lain agar pengetahuan-pengetahuan tersebut tetap bertahan di organisasi walaupun individu-individu yang empunya pengetahuan tersebut tidak ada di tempat, ataupun meninggalkan organisasi.

Sebagai contoh. Di suatu bank perkreditan ada syarat-syarat untuk melakukan peminjaman uang bagi nasabahnya, yaitu syarat “A” dan syarat “B”. Ada seorang nasabah yang datang dan ingin melakukan peminjaman, dia memenuhi syarat “A” namun tidak memenuhi syarat “B”, tapi dia memiliki pengganti syarat yang hampir mirip dengan syarat “B”, yaitu syarat “C”. Dalam kasus ini, tentu saja teller bank akan kebingungan bagaimana memperlakukan nasabah ini. Manajerial bank kemudian yang akan memutuskan apakah syarat ini berlaku atau tidak, baik itu diputuskan sendiri ataupun melalui rapat. Setelah didapatkan suatu keputusan, keputusan inilah yang disebut knowledge yang baru saja diciptakan, atau proses penciptaan knowledge sudah terjadi, dan knowledge ini harus disimpan (baik dokumentasi di buku atau ke database), sehingga nantinya dapat diakses lagi jika suatu saat terjadi kasus yang sama.

Inilah yang disebut sebagai manajemen knowledge, artinya, knowledge benar-benar dikelola di perusahaan, sehingga dapat mengakselerasi proses dalam organisasi tersebut tanpa terhambat oleh masalah yang sama.

Sebagai tambahan, untuk menyimpan knowledge, dan mengelola knowledge menggunakan teknologi, dapat dibangun suatu aplikasi untuk mengelola knowledge tersebut. Aplikasi ini disebut Knowledge Management System.

References :
[1] Buku ‘Penerapan Knowledge Management Pada Organisasi’, Graha Ilmu.
[2] http://en.wikipedia.org/wiki/Tacit_knowledge
[3] http://en.wikipedia.org/wiki/Explicit_knowledge
[4] http://en.wikipedia.org/wiki/Knowledge_management

Written by das_84id

December 29, 2009 at 11:19 pm